การพิสูจน์อักษร (Proofreading) กับ การตรวจแก้งาน (Editing) เป็นบริการตรวจภาษาคนละประเภทและงานที่ตรวจเรียบร้อยแล้วก็ค่อนข้างจะแตกต่างกัน ในมุมมองของลูกค้าจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่ต้องทราบถึงความแตกต่างของบริการแต่ละประเภท เพื่อจะได้รับทราบและเข้าใจว่าพรูฟรีดเดอร์หรืออีดิทเตอร์จะมองหาและตรวจแก้อะไรบ้างในระหว่างตรวจงาน
เรามาเริ่มกันที่บริการตรวจภาษาแบบ Proofreading หรือการพิสูจน์อักษรกันก่อน เพื่อให้เข้าใจง่าย เวลาที่คุณขอให้เราพิสูจน์อักษร (proofread) ให้งานที่คุณได้รับก็จะเป็นเหมือนงานที่ตัวคุณเขียนขึ้นมาเอง แต่ปราศจากการสะกดคำผิด ข้อผิดทางไวยากรณ์หรือเครื่องหมายวรรคตอน รวมทั้งความไม่สอดคล้องของภาษาของงานก็จะถูกแก้ไขทั้งหมด ดังนั้น ทักษะการเขียนระดับสูงจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะพรูฟรีดเดอร์จะไม่ปรับคุณภาพงานเขียนในภาพรวมของคุณ แต่จะเน้นไปที่การลดข้อผิดพลาดมากกว่า
เวลาผมพิสูจน์อักษรงาน ผมมักเจอประโยคที่ไม่ค่อยชอบอยู่บ่อยครั้ง แม้ว่าประโยคนั้นจะถูกต้องโดยหลักการแล้วก็ตาม และในฐานะที่เป็นเจ้าของภาษา ผมสามารถเขียนประโยคนั้นขึ้นมาใหม่เพื่อทำให้มันชัดเจนขึ้น ปรับคำเพื่อให้สามารถสื่อถึงเจตนารมณ์ของผู้เขียนได้อย่างถูกต้องมากขึ้น หรือทำให้แนวความคิดลื่นไหลมากขึ้น แต่ผมไม่ได้แก้ประโยคที่ผมไม่ชอบเหล่านั้น เพราะวัจนลีลาหรือคุณภาพของสไตล์การเขียนไม่ใช่จุดที่พรูฟรีดเดอร์ต้องให้ความสนใจนัก ผมโฟกัสไปที่การทำให้งานไร้ซึ่งข้อผิดพลาดและปราศจากความไม่สอดคล้องกัน ซึ่งบางครั้งผมอาจจะส่งคำแนะนำหรือข้อเสนอแนะกลับไปเพื่อแจ้งปัญหาที่เจ้าของงานควรทราบและแก้ไข
ผมพูดถึงเรื่องความไม่สอดคล้องต้องกันในงานถึงสองครั้งแล้วซึ่งมันมีเหตุผลที่ต้องพูดถึงอยู่ ทุกคนเข้าใจและคาดหวังให้พรูฟรีดเดอร์แก้ไขการสะกดคำ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน (รวมทั้งศัพท์ทางเทคนิคต่างๆ ที่ผมก็ไม่เคยเห็นมาก่อน ชื่อแบรนด์ที่ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ที่ค่อนข้างแปลกตา หรือจะเป็นชื่อละตินที่ผมต้องตรวจชื่อซ้ำอีกที และชื่อผู้แต่งที่ผู้เขียนอ้างอิงมาซึ่งไม่สามารถทึกทักเอาเองได้ว่าถูกต้อง) แต่ความไม่สอดคล้องกันนี้ทำให้พรูฟรีดเดอร์ต้องตัดสินใจในการเลือกใช้มาตรฐานการเขียนและรักษาระดับให้ได้ตลอดทั้งงาน
ยกตัวอย่างการตัดสินใจในการใช้เครื่องหมายจุลภาคหรือคอมม่า (,) เช่น การใช้เครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่มีกฎอยู่ว่าให้ใส่จุลภาคก่อนคำว่า และ (“and”) ที่อยู่ก่อนรายชื่อหรือรายการของสิ่งสุดท้ายในประโยค ซึ่งบางครั้งการใช้จุลภาคเป็นสิ่งจำเป็นมากเพราะส่งผลต่อความหมาย แต่บางครั้งก็ไม่จำเป็น ขึ้นอยู่กับสไตล์การเขียน ไม่มีผิดหรือถูก แต่หากเลือกใช้แบบใดแล้ว ก็ให้ใช้แบบนั้นตลอดทั้งงาน นอกจากนี้ ยังมีเรื่องของการใช้คำในภาษาต่างประเทศ เช่น เราสามารถเขียนคำว่าซอย เป็น “soi” หรือ soi ได้ เพื่อแสดงให้เห็นว่าคำนี้ไม่ใช่คำในภาษาอังกฤษ ซึ่งจะใช้แบบไหนก็ได้ แต่อย่างที่กล่าวไว้ข้างต้นว่ารูปแบบการเขียนสำคัญมากและต้องใช้ให้สอดคล้องตามกันทั้งเอกสาร อีกจุดที่ต้องมีการตัดสินใจคือ เรื่องการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ในหัวเรื่องหลักและหัวเรื่องรอง ว่าจะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทุกคำหรือแค่คำแรกคำเดียว รวมทั้งขนาดของตัวอักษรที่ต้องตรวจสอบให้ใช้รูปแบบเดียวกันทั้งเอกสาร
อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้วเอกสารที่ส่งมาพิสูจน์อักษรควรมีการเขียนที่ดีและถูกต้องให้ใกล้เคียงกับระดับเจ้าของภาษา โดยเป้าหมายของพรูฟรีดเดอร์คือการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเฉพาะจุดที่ผิดจริงๆ และจุดที่ไม่สอดคล้องกับส่วนอื่นเท่านั้น
สำหรับบริการตรวจภาษาแบบ Editing หรือการตรวจแก้งาน จะใช้เวลาในกระบวนการตรวจมากกว่า เนื่องจากจุดประสงค์หลักคือการส่งมอบงานที่ไร้ซึ่งข้อผิดพลาดและมีการเขียนที่ดีเยี่ยม ดังนั้น บริการตรวจภาษาแบบ Editing จึงเหมาะสำหรับผู้เขียนส่วนมากที่ไม่ใช่เจ้าของภาษา เพื่อช่วยให้งานมีมาตรฐานซึ่งจะทำให้ผู้อ่านสามารถโฟกัสไปที่คุณภาพของเนื้อหางานมากกว่าที่จะต้องมานั่งกังวลเรื่องคุณภาพของภาษา
อีดิทเตอร์จะให้ความสนใจกับรายละเอียดทั่วไปเหมือนกับที่พรูฟรีดเดอร์ทำแต่จะตรวจลึกไปอีกขั้น ตอนผมตรวจแก้งาน (edit) แผนการตรวจของผมง่ายมาก คือ ถ้าผิดก็แก้ ถ้าไม่ชอบก็เปลี่ยน ผลงานที่ออกมาก็จะเป็นภาษาอังกฤษที่ทั้งถูกต้องและเป็นธรรมชาติ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าผู้เขียนงานต้นฉบับจะเกียจคร้านและรอให้อีดิทเตอร์เสกสร้างปาฏิหาริย์เปลี่ยนงานที่คุณภาพไม่ดีให้เป็นงานดีเยี่ยมไร้ที่ติได้ เนื้อหาและการเรียบเรียงเป็นอีกส่วนสำคัญในการเขียนงานต่างๆ ซึ่งอีดิทเตอร์จะไม่เปลี่ยนความคิดหลักหรือสารใดๆ ที่ผู้เขียนต้องการจะถ่ายทอดออกมารวมทั้งโครงสร้างของงานเช่นกัน
โดยสรุป หากงานของคุณมีการเขียนที่ดีแล้ว แต่ยังกังวลกับข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ บริการตรวจภาษาแบบ Proofreading จะเหมาะกับงานของคุณ แต่หากคุณต้องการให้งานออกมาลื่นไหลและเป็นธรรมชาติ ปราศจากข้อผิดพลาด บริการตรวจภาษาแบบ Editing จะตอบโจทย์และเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
Proofreading and editing are usually very different kinds of work, and as a consequence the finished product will be quite different too. From a client’s point of view, it is therefore very important to know the difference and to understand exactly what the editor or proofreader will be looking for as they go about their work.
Let’s talk about proofreading first. In simple terms, when you ask for your paper to be proofread, the result will be your own writing but with no spelling, grammar, or punctuation mistakes, and with all the inconsistencies ironed out. It is therefore important that you have very strong writing skills, because the proofreader is not going to improve the overall quality of your writing; the emphasis is placed solely on eliminating errors.
When I proofread a paper, I will often encounter sentences I don’t really like, even though they are technically correct. As a native English speaker, I could certainly rewrite that sentence to improve the clarity, or adjust the choice of words to more accurately represent the writer’s intentions, or simply enhance the flow of ideas. But the stylistic quality of the writing is not the concern of the proofreader, so I don’t. I focus only on ensuring that there are no mistakes and no inconsistencies – although I will sometimes send written feedback to the writer if I think there might be a problem that should be addressed.
I’ve mentioned inconsistencies twice now – and with good reason. Everyone understands and expects that a proofreader will correct the spelling, grammar, and punctuation (including technical terms I’ve never seen before, brand names which have quirky capital letter usage, Latin names which need to be double-checked, and cited author names which can’t just be assumed to be correct), but inconsistencies demand that the proofreader must decide upon certain standards and then ensure they are implemented throughout the paper.
For example, a decision may have to be made on the use of commas in lists (the Oxford comma – that comma before the ‘and’ before the final listed item). Sometimes they are necessary because they affect the meaning. Sometimes they are optional, as a matter of style. It is not always a matter of right or wrong, but their use must be consistent throughout the paper. Another example would be the use of words in a foreign language: we could use ‘soi’ or soi to indicate that the word is not English. Either would be fine, but again consistency throughout the document is vital. Decisions are also required on the use of capitalization in headings and sub-headings. Every word, or only the first word? And all the heading font sizes must also be checked to ensure they are used in the same pattern throughout the whole paper.
In general, however, papers which are submitted for proofreading should already be well-written and accurate – at close to the level of an educated native speaker – and the aim of the proofreader is to make changes only where something is actually incorrect, or inconsistent.
Editing, in contrast, is a much more time-consuming process because the objective is to deliver a final document which not only contains no errors, but which can also be considered well-written. Editing is therefore the service which is more suitable for a majority of non-native English writers in order to bring their work up to a standard which ultimately allows the reader to focus on the quality of the content rather than worry about the quality of the language.
The editor will pay attention to all the usual details, just as a proofreader would, but will then go much further. When I edit, my plan is simple: if it’s wrong, fix it; if I don’t like it, change it. The result will be a paper in which the English will be both correct and natural. However, that doesn’t mean the original writer can be lazy and simply wait for the editor to perform miracles and turn a poor piece of work into an outstanding one. Content and organization are also vital components in any written document, and the editor will not be making any changes to the ideas or information conveyed or to the overall structure of the document.
In conclusion, if you already write very well, but are worried about small mistakes, proofreading may be sufficient. However, if you want your writing to appear smooth and natural, with no mistakes, editing is the better choice.